Schulmensa
Десктопное приложение, которое заменило ручное создание визуальных чеков в Excel на нормальную генерацию HTML-счетов.
Ручная бухгалтерия, которую пора было убрать
Проект начался не с желания автоматизировать сложную бухгалтерскую таблицу. Наоборот: Excel там почти не использовался как таблица. В нем вручную собирали внешний вид чека — картинки, рамки, подписи, готовые суммы и текстовые поля. Сами цифры считались отдельно на физическом калькуляторе, после чего вручную переносились в Excel-макет. Затем этот файл отправлялся клиентам на почту, и первый вопрос был очевидным: у всех ли он открывается? Выяснилось, что клиенты часто жаловались на невозможность открыть файл.
Excel использовался не по назначению
Главная проблема была не в том, что формулы в Excel были сложными. Формул там как раз не было. Excel стал визуальным редактором чеков, где человек руками раскладывал элементы, вставлял картинки, рамки и уже посчитанные суммы. Это создавало и лишнюю ручную работу, и плохой клиентский опыт, так как на выходе все равно отправлялся файл, который не все могли открыть.
- суммы считались отдельно физическим калькулятором и вручную переносились в макет
- Excel использовался как дизайнерская доска для чека, а не как расчетная система
- каждый чек требовал ручной сборки внешнего вида
- клиенты получали файл, который часто не могли или не хотели открывать
- не было нормального статуса: кому уже отправлено, за какой период и когда
Client List
В программе есть список клиентов с нужными данными, почтой, служебной информацией и переменными, которые раньше вручную переносились в Excel-макет.
Period Control
Пользователь выбирает месяц или нужный период, а программа подставляет данные в счет без ручного копирования и перерисовывания макета.
Invoice Preview
Перед отправкой можно посмотреть готовый вид счета в виде письма, а не открывать отдельный Excel-файл и проверять его вручную.
Single Send
Отдельный счет можно отправить вручную одному клиенту, если нужно проверить или повторить конкретную отправку.
Bulk Send
Главная функция: сгенерировать все счета за месяц и отправить их сразу всем клиентам без ручной сборки каждой карточки чека.
Send History
В карточке видно, когда счет уже отправлялся, чтобы не дублировать письма и не терять контроль над месячным циклом.
Как разрабатывался
Самым важным решением было не автоматизировать существующий Excel, а заменить сам подход. Если Excel использовался только в качестве конструктора внешнего вида, то логичнее было сделать собственный генератор счетов: пользователь работает с данными и кнопками, а программа сама собирает аккуратное HTML-письмо. Клиент видит готовый счет прямо в почте, без вложений и без зависимости от того, есть ли у него Excel.
- 01
Удалил из Excel все поля, которые использовались для ручной сборки макета
- 02
Добавил выбор периода, список клиентов и кастомные поля для счетов
- 03
Создал preview, чтобы перед отправкой был виден финальный вид письма
- 04
Реализовал одиночную отправку и массовую отправку всех счетов за месяц
- 05
Подключил email-слой через Nodemailer и SendGrid для стабильной доставки HTML-писем
Продуктовая идея
В результате процесс стал понятным: выбрал месяц, проверил данные, посмотрел preview, отправил одному клиенту или всем сразу. Человек больше не собирает чек как картинку в Excel и не переносит туда цифры с калькулятора. Клиент получает нормальное письмо, а не файл, который нужно еще чем-то открывать.