Schulmensa
Desktop-Anwendung, die das manuelle Erstellen von visuellen Belegen in Excel durch eine saubere Generierung von HTML-Rechnungen ersetzt hat.
Manuelle Buchhaltung, die gehen musste
Das Projekt entstand nicht aus dem Wunsch, eine komplexe Buchhaltungstabelle zu automatisieren. Ganz im Gegenteil: Excel wurde dort kaum als Tabelle genutzt. Sie bauten den visuellen Beleg manuell darin zusammen - Bilder, Rahmen, Unterschriften, Endbeträge und Textfelder. Die Zahlen selbst wurden separat auf einem physischen Taschenrechner berechnet und dann manuell in das Excel-Layout übertragen. Dann wurde diese Datei per E-Mail an die Kunden gesendet, und die erste Frage war offensichtlich: Öffnet sie sich bei jedem? Es stellte sich heraus, dass sich Kunden oft darüber beschwerten, dass sie die Datei nicht öffnen konnten.
Excel wurde nicht für den vorgesehenen Zweck verwendet
Das Hauptproblem war nicht, dass die Formeln in Excel komplex waren. Es gab dort einfach keine Formeln. Excel wurde zu einem visuellen Editor für Belege, bei dem eine Person Elemente manuell anordnete, Bilder, Rahmen und bereits berechnete Summen einfügte. Dies führte sowohl zu zusätzlicher manueller Arbeit als auch zu einer schlechten Kundenerfahrung, da das Ergebnis immer noch eine Datei war, die nicht jeder öffnen konnte.
- Beträge wurden separat auf einem physischen Taschenrechner berechnet und manuell in das Layout übertragen
- Excel wurde als Entwurfsbrett für den Beleg verwendet, nicht als Berechnungssystem
- Jeder Beleg erforderte die manuelle Montage seines visuellen Layouts
- Kunden erhielten eine Datei, die sie oft nicht öffnen konnten oder wollten
- Es gab keine ordentliche Statusverfolgung: An wen wurde bereits gesendet, für welchen Zeitraum und wann
Kundenliste
Die Anwendung enthält eine Liste von Kunden mit den erforderlichen Daten, E-Mails, Serviceinformationen und Variablen, die zuvor manuell in das Excel-Layout übertragen wurden.
Zeitraumsteuerung
Der Benutzer wählt den Monat oder den gewünschten Zeitraum aus, und das Programm fügt die Daten in die Rechnung ein, ohne das Layout manuell zu kopieren und neu zu berechnen.
Rechnungsvorschau
Vor dem Senden können Sie das fertige Aussehen der Rechnung als E-Mail überprüfen, anstatt eine separate Excel-Datei zu öffnen und sie manuell zu überprüfen.
Einzelversand
Eine einzelne Rechnung kann manuell an einen Kunden gesendet werden, wenn Sie einen bestimmten Versand überprüfen oder wiederholen müssen.
Massenversand
Die Hauptfunktion: Alle Rechnungen für den Monat generieren und an alle Kunden gleichzeitig senden, ohne jede Belegkarte manuell zusammenzustellen.
Versandhistorie
Die Karte zeigt an, wann die Rechnung bereits gesendet wurde, um E-Mails nicht zu duplizieren und die Kontrolle über den monatlichen Zyklus zu behalten.
Wie es entwickelt wurde
Die wichtigste Entscheidung war, nicht das bestehende Excel zu automatisieren, sondern den Ansatz selbst zu ersetzen. Da Excel nur als Layout-Konstruktor verwendet wurde, war es logischer, einen benutzerdefinierten Rechnungsgenerator zu erstellen: Der Benutzer arbeitet mit Daten und Schaltflächen, und das Programm erstellt selbst ein sauberes HTML-Schreiben. Der Kunde sieht die fertige Rechnung direkt in seiner E-Mail, ohne Anhänge und unabhängig davon, ob er Excel hat.
- 01
Alle Felder aus Excel entfernt, die für die manuelle Layout-Montage verwendet wurden
- 02
Zeitraumauswahl, Kundenliste und benutzerdefinierte Felder für Rechnungen hinzugefügt
- 03
Eine Vorschau erstellt, um das endgültige Aussehen der E-Mail vor dem Senden anzuzeigen
- 04
Einzelversand und Massenversand aller Rechnungen für den Monat implementiert
- 05
Die E-Mail-Ebene über Nodemailer und SendGrid für eine stabile HTML-Zustellung angebunden
Produktidee
Als Ergebnis wurde der Prozess klar: Monat auswählen, Daten überprüfen, Vorschau anzeigen und an einen Kunden oder alle auf einmal senden. Eine Person stellt keinen Beleg mehr als Bild in Excel zusammen und überträgt keine Zahlen von einem Taschenrechner. Der Kunde erhält eine normale E-Mail, keine Datei, für deren Öffnung etwas anderes benötigt wird.